Делопроизводство – специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования (составления, оформления, обработки и хранения документов). Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. От того насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организованна работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Документы фиксируют шаги нашей жизни, начиная с рождения. Документ является носителем информации. Информация является основанием для принятия управленческих решений, также служит источником обобщения, материалом для справочно-поисковой работы. Документ – предмет и результат труда т.к. принятое решение записывают, закрепляют, документируют. Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняется определенным закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились правилами и нормами закрепленные в официальных законодательных и нормативных актах. Общим ,в делопроизводстве, для всех видов и типов служебных бумаг является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. В работе были использованы законы РФ: Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.). Закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и системы документов, порядок правовой защиты информации. Данный правовой акт регулирует отношения, возникающие в трех основных сферах при: 1. «Осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распределение информации; 2. Применение информационных технологий 3. Обеспечение защиты информации»[2, с.4] Закон РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Содержит ряд важнейших основных положений для документационного обеспечения управления: Он дает определение документированной информации, соответственно документу. Устанавливает задачи документирования, порядок документирования информации, ее перевода в информационные ресурсы, придание документу юридической силы, ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации – юридические лица. В статье 11 закона регулирующей документирование информации, пишется, что электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно, если иным нормативным актом не предусмотрена обязательность бумажного носителя. «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральным законом, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен»[2, c.10-11]. В связи с автоматизацией процессов документирования и распространения использования электронного документа, значительная роль в ряду законодательных актов отнесена федеральному закону от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи»(принят Гос. Думой 13 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г). Закон устанавливает правомочность использования цифровой подписи в электронных документах. При соблюдении всех требований электронная подпись в электронных документах признается равнозначной ручной подписи в документах на бумажных носителях[1, с. 4]. Важным нормативно-методическим документом, закрепляющим терминологию делопроизводства, который был использован в курсовой, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27.02.1998. «Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один термин стандартизированный термин. ГОСТ определяет основные термины делопроизводства: документ, документирование, правила документирования, система документации»[7, с. 1-13]. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии 3 марта 2003 г. «Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов (подробно описано как оформлять каждый реквизит, где он должен располагаться, приводится несколько вариантов); требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» [8, с. 3] Были использованы и периодические издания. Статья Храмцовской, в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии», дала взглянуть на проблемы связанные с применением Электронно-цифровой подписи(почему же она не распространена). Андреева в журнале «Делопроизводство» подробно дает перечень понятие связанных с документами. Так же определения были использованы из Закона "О стандартизации" федер. Закона от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (принят на Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 25, ст. 917), закона " Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], закона "О библиотечном деле" Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года]. Генеральный регламент.1720 и Общее учреждение министерств. 1811 г. дают возможность понять, как осуществлялось делопроизводство в XVIII и XIX вв. Определяют структуру органов занимающихся делопроизводством, численный состав, сроки. Особо выделю книгу Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления):Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой, - М.:ЮНИТИ-ДАНА,2001.-359 С. В ней освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов. Вся использованная литература дает возможность посмотреть, как осуществлялось делопроизводство на разных этапах. Целью курсовой работы являлись накопление, закрепление и систематизация знаний об истории делопроизводства в России. Основными задачами курсовой работы являлись: - изучение понятия «документ», так как делопроизводство это процесс работы с большими объемами документированной информации. Для этого в первой части даются основные термины неразрывно связанные с понятием документ, такие как информация, юридическая сила, для более полной характеристики понятия «документ» раскрывается и понятие «реквизит». Для осуществления этой задачи были изучены и проанализированы нормативные документы, основные требования к составлению и оформлению документов, журнальные статьи, статьи известных делопроизводителей и документоведов. -исследование основных этапов делопроизводства. Для этой задачи были изучены изменения этого процесса в хронологическом порядке, рассмотрено развитие в современных условиях, а также развивающаяся стадия перехода от бумажного делопроизводства к электронному документообороту. Материалы были взяты из книг и статей. В первой части работы «Понятие документ» содержаться основные профессиональные термины и определения, постоянно встречающимися в работе с документами, виды документов, нормативные документы которые используются при работе с документами. Во второй части описано развитие делопроизводства в России, а также современное делопроизводство. В заключении подведены основные итоги курсовой работы.
Список использованной литературы
1. Российская Федерация. Закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 № 1- ФЗ:[принят Гос. Думой 13 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. – М.: Ось – 88,2002.-9 с. 2. Российская Федерация. Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» федер. Закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ:[принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.]. – М.: Ось – 88,2006.-16 с. 3. Российская Федерация. Закон "О стандартизации" федер. Закон от 10 июня 1993 г. № 5154-1 [Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 25, ст. 917]. – М.: Ось – 88,2002.-9 с. 4. Российская Федерация. Закон " Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года): федер. Закон от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года]. – М.: Ось – 89,2008.-48 с. 5. Российская Федерация. Закон "О библиотечном деле" Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года]. – М.: Ось – 89,2005.-20 с. 6. Российская Федерация. Закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ[Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г]. – М.: Ось – 89,2005.-22 с. 7. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»-Ввкд. 1999-01-01.М.: Издательство Стандарт России, 1998. – 13 с. 8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»Введ. 2003-01-01. – М.: Госстандарт России, 2003. – 29 с. 9. Генеральный регламент.1720 u/||ПСЗ Росийскй империи: Т.6. № 3436.,1830 10. Общее учреждение министерств. 1811 г. ||ПСЗ Росийской империи. Собрание I. T.31.№ 24686.-Спб., 1830 11. Андреева В.И."Справочник секретаря и офис-менеджера" №12 2008Автор: КоллективИздательство: ЗАО ИД "МЦФЭР", 2008 - 116с. 12. Андреева В.И. «Делопроизводство»/ Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с. 13. Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления):Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой, - М.:ЮНИТИ-ДАНА,2001.-359 С. 14. Храмцовская Н.А «Делопроизводство и документооборот на предприятии» / N7, июль 2004 г. 15. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с 16. «Основы понимания феномена электронного обмена информацией»/ В. А. Конявский, В. А. Гадасин-М. Беллитфонд, 2004 год 17. «Организация и технология документационного обеспечения управления: комплекс учебно-методических материалов»/ А.Я. Александрова, НГТУ им. Р.Е. Алексеева, 2009.-139 с. 18. «Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления)»/Кузнецова Т.В.; - М.:ООО Журнал «Управление персоналом» 4-е изд.,2008.-408 С. 19. «Документоведение: учебное пособие»/ Н.С. Ларьков.-М.:АСТ:Восток-Запад, 2008.- 427 с.
